Syyskuun ensimmäisen päivän Helsingin Sanomissa Mikko Suhonen pohti hukkuuko organisaatioiden tehokkuus vääriin työtehtäviin.

”Työtehtävästä riippumatta työaikaa kuluu asiakastietojärjestelmien täyttöön, matkalaskujen ja tilausten tekemiseen, kalenterivarauksiin ja niin edelleen. Sihteereitä ja assistentteja, joiden toimenkuvana olisi hoitaa rutiineja keskitetysti, ammattitaidolla ja tehokkaasti, on vähennetty - koska "jokaisen on helppo hoitaa asiat itse".” hän kirjoittaa.

Aina ja kaikille asioiden sujuva hoitaminen ei kuitenkaan ole niin helppoa ja minusta on aiheellista pohtia onko edes tehokasta hoitaa kaikki itse. Esimerkiksi jos ei käytä jotain tietokoneohjelmaa kovin usein, kannattaako käyttää ylimääräistä aikaa ohjelman ominaisuuksien opetteluun ja muistiin palauttamiseen joka kerta, kun joutuu ohjelmaa käyttämään. Vai kannattaako siirtää työ sellaiselle joka käyttää ohjelmaa jatkuvasti ja oletettavasti hoitaa tehtävän sen vuoksi nopeammin.

Kotisivujen ja sosiaalisen median päivittäminen, esitteiden ja PowerPoint esitysten tekeminen ja Excel –pohjaisten taulukoiden tai rekistereiden tekeminen ovat esimerkkejä tällaisista töistä. Vastaavasti erilaisten tilaisuuksien järjestäminen ja matkojen varaaminen käyvät sujuvammin sellaiselta, joka tekee niitä usein ja joka alusta asti osaa huolehtia kaikista yksityiskohdista.

Mikko Suhonen jatkaa: ”Katselkaa ympärillenne omissa organisaatioissanne. Sujuvatko asiat tehokkaasti, vai onko tietotekniikan tuoma tehostuminen ulosmitattu ja työntekijöiden tekemisen fokus himmennetty epävarmaan hämmentämiseen tietojärjestelmien parissa, varsinaisten työtehtävien kustannuksella?”

Tätä pohdintaa suosittelen kaikille. Kannattaa punnita tekemiseen käytetyn ajan suhdetta saatuun (tai jopa saavuttamatta jääneeseen) lopputulokseen. Usein asioiden tekemistä itse perustellaan rahan säästämisellä, mutta onko oletettu säästö kustannuksissa säästöä, jos ylimääräinen tekeminen kuluttaa aikaa työltä, joka tuo yritykseen rahaa?

Linkki blogiini kotisivuillani: http://assistenttipalvelu.fi/blogi /

sekä Hesarin kirjoitukseen: http://www.hs.fi/mielipide/a1440989 571260

 

- Inari Markkula