Messuosaston ja messuille osallistumisen ABC

Koronapassin käyttöönoton myötä myös messuja on päästy taas järjestämään, ja tulevan alkuvuoden 2022 messukalenteri näyttää jo varsin runsaalta. Mutta mitä messuilla tapahtuu ja miten rakennat toimivan messuosaston? Messuosaston suunnittelu ja messutuotteiden hankkiminen on pitkäaikainen sijoitus, koska huolellisesti suunniteltuna modernin messuosaston eri elementtejä voidaan käyttää esimerkiksi toimistoissa tai asiakaspalvelupisteissä.

Messuille osallistumisen kulut ja hyödyt

Hyvissä ajoin suunnitellun ja luotettavan kumppanin kanssa toteutettu messuosasto ei välttämättä ole lainkaan kallis – lähes poikkeuksetta messujen kulut muodostuvat työntekijäkuluista. Matkat, majoitukset ja muusta työstä poissaolo tulevat usein kalliimmiksi kuin itse messuosasto.

Koska messuosastolla on tarkoitus tavata potentiaalisia asiakkaita tai yhteistyökumppaneita, messuosastot ovat harvoin miehittämättömiä, pelkkiä mainososastoja. Tällöin toimivassa messuosastossa korostuu palveluhenkisyys - niistä saadaan yritykselle myös kulujaan vastaavaa, tai lähes poikkeuksetta merkittävästi suurempaakin hyötyä. Asiakkaiden tai kumppaneiden helppoon kohtaamiseen ja vakuuttamiseen tarvitaankin hyvin erottuva ja huomiota herättävä osastokokonaisuus, sekä varsinaista asiakastyötä helpottavat kalusteet.

Messuosastojen peruskalusteet

Lähes kaikilla messuosastoilla on yleensä vähintään pöytä tai asiakaspalvelutiski, erilaisia mainoksia, mainostelineitä tai mainosseiniä, esitteitä ja jakotuotteita. Erilaisiin messukalusteisiin on helppo tutustua yritys- ja markkinointituotteiden verkkokaupassa, joita on Suomessakin useita. Messuosaston lattiamatto tulee yleensä messujärjestäjän toimesta valmiina osastolle, mutta erilaisilla mainosmatoilla voidaan kiinnittää ohikulkijan huomio myös käytävillä tai osaston sisäänkäynneissä.

Pienet messuosastot

Pienissä messuosastoissa käytettävissä oleva tila tulee hyödyntää tehokkaasti. Esimerkiksi neljän neliömetrin pieni osasto ei juurikaan mahdollista asiakkaiden kanssa keskustelua tai palvelua osaston sisäpuolella, jolloin asiakaskohtaaminen suoritetaan tyypillisesti asiakaspalvelutiskin takaa. Pienikin osasto voidaan silti rakentaa erittäin näyttäväksi, koska esimerkiksi standardimittainen 1820 cm leveä mainosseinä täyttää kokonaisen osaston seinän. Tämä mahdollistaa esimerkiksi koko osaston värimaailman erottuvuuden ja yrityksen brändin mukaisen ilmeen hyvinkin vähäisillä mainoselementeillä.

Suuremmat messuosastot

Suurempiin osastoihin suunnitellaan lähes poikkeuksetta erilaisia asiakaskohtaamispisteitä sekä yrityksen tuotteiden tai palveluiden esittelyä. Suuremmat messuosastot jaetaan yleensä palveluiden mukaan pieniin, osaston sisäisiin teemoihin, jolloin osastoa voidaan hyödyntää tehokkaasti liiketoiminnan eri osa-alueiden esilletuomiseen.

Suurten messuosastojen kokonaisuuksia taustoittavat usein suuret ja näyttävät mainosseinät, jotka kaksipuoleisesti tulostettuina toimivat myös erinomaisina tilanjakajina. Ehkä perinteisin messuosaston kulmakivi on roll-up-teline, koska ne ovat edullisia ja helposti mukana kulkevia, näyttäviä mainoksia. Roll-upeilla saadaan tuotua yrityksen tuote tai palvelu helposti ja ytimekkäästi esille, ja vaihdettavien kuvavuotien avulla ne ovat monivuotinen mainossijoitus yritykselle.

Mistä erottaa toimivan messuosaston? 

Messuosaston vaihtoehtoja rajaa luonnollisesti halutun messuosaston koko, mutta suunnittelussa tärkeintä on ottaa ensimmäiseksi messuosaston käyttötarkoitus suurennuslasin alle. Tässä yhteydessä on syytä päättää, halutaanko messuilla palvella suoraan osastolla potentiaalisia messuvieraita, vai pyritäänkö messuilla ainoastaan tuomaan yritystä esille ja hankkimaan kylmempiä kontakteja. Hyvänä lähtökohtana hyvän ja toimivan messuosaston suunnitteluun on kuitenkin yritystä hyvin edustava graafinen ilme, joka parhaimmillaan kuvastaa myös yrityksen asiakasryhmää.

Messuosaston asiakaskohtaaminen

Ohikulkijoiden ja potentiaalisten asiakkaiden huomio kiinnitetään messuilla aivan samalla tavalla kuin muuallakin: yrityksen tulee erottua heti ensisilmäykseltä, ja parhaimmillaan yrityksen tarjoamat tuotteet tai palvelut huomataan jo vähän kauempaa. Mitä lähemmäs kuluttajatuotteita mennään, sen tärkeämpää on tuoda yrityksen viesti selväksi heti alkuun – kun kiinnostus on saatu aikaiseksi, asiakaspalvelijan tai yrityksen edustajan on paljon helpompi tarttua toimeen yrityksen esittelyssä.

Potentiaalisten asiakkaiden palkitseminen messuilla

Toivottavasti asiakkaan ei tarvitse koskaan poistua messuosastolta tyhjin käsin – niin kuvainnollisesti kuin ihan fyysisestikin. Erilaiset jakotuotteet toimivat hyvänä muistutuksena myös sen jälkeen, kun messuosastolta on onnistuneen asiakaspalvelukohtaamisen jälkeen poistuttu. Jaettavaksi tarkoitetut ns. handout-tuotteet ovat halpoja tehokkuuteensa nähden – myös näihin voi tutustua helposti messutuotteisiin erikoistuneissa verkkokaupoissa. Näyttävät ja toimivat esitteet, pienet yrityslahjat ja jakotuotteet firman logolla luovat yrityksestä hyvää mielikuvaa vielä kauan messujen päättymisen jälkeen.

Messujen jälkimarkkinointi

Asiakkailta saatu palaute ja huomiot ovat yksi potentiaalisimmista markkinointikeinoista messuille osallistuville yrityksille. Potentiaalisten liidien hankkimisessa messuilta, ihan tavalliset paperiset käyntikortit ja esitteet ovat edelleen toimiva tapa jättää muistot asiakkaan suuntaan. Erilaiset kyselyt, tai pidemmässä asiakaskohtaamisessa kirjoitetut lyhyet muistiot ovat yrityksen markkinoijalle kultaa kalliimpaa – niistä saadaan erittäin hyvää ensikäden tietoa siitä, mistä yrityksen tulisi asiakkailleen kertoa. Hyvin onnistuneiden messujen jälkeen, yrityksen somevastaaville ja muille markkinoijille tulisi olla roppakaupalla hyviä mainonnan aiheita!