Pari sanaa ensin itsestäni: Olen Pirjo Toivonen, viestinnän asiantuntija ja yrittäjä, Viestintätoimisto  Luova Ratkaisu Oy:n perustaja. Ylpeänä voin kertoa, että alun tahmeudesta huolimatta, ensimmäinen verkkokurssimme, Näin onnistut etätyössä, on valmiina.  Oli mahtava tunne  huomata, miten helposti uudenlaisesta ajattelusta sai otteen. Olin jo vähän mietiskellyt, pitäisikö jäädä eläkkeelle. Nyt uudet kurssi- ja muut ideat suorastan odottavat toteutumista.

Osallistuin taannoin etäkokoukseen, jonka järjestäjä oli myymässä palvelujaan. Edellisenä päivänä olimme naureskelleet videolle, jossa etäkokousta oli verrattu spiritistiseen istuntoon: ”Pekka, anna joku merkki, jos kuulet meitä.”

Vaikka puhujaa välillä etsittiinkin, minulle tämä kokous oli hyödyllinen, koska siinä oli selvää ainesta blogiin. Samalla tulin pohtineeksi, miten kokouksesta oli saanut parannettua.

Etäkokous pelkistää ilmaisun  - varo sitä

Etäkokouksessa ”nuuskimisvaihe”  jää pois eli se, miten arvioimme muita tilaisuuteen osallistuvia sekä kehonkielen että puheen perusteella. Harva meistä ajattelee lähikokouksen aloituskahvikupin merkitystä  ja sen tarjoamaa mahdollisuutta saada käsitys muista osanottajista.  

Entä sitten etäkokouksessa?  Esimerkkikokouksessa tällaista vaihetta ei ollut, vaikka se olisi helppo järjestää. Osanottajat tulivat paikalle, osa esitteli itsensä osa ei. Osa piti kameraa päällä, osa ei. Tilaisuuden isäntä odotti myöhässä olevaa kollegansa.

Myöhästymisen syyksi selvisi kalenteriongelmat. Niistä johtui nähtävästi, ettei hän ollut valmistautunut. Seuraavaksi häntä huhuiltiin kuten alussa kertomassani videossa. Katoamisen syykin selvisi: avokonttori ei  sopinut kokoukseen,  hänen oli löydettävä uusi tila.

Miten parantaa  etäkokousta

Kyllä lähikokouksessakin käy niin, että puhuja on syytä tai toisesta unohtanut kokouksen / se on jäänyt valmistelematta.  Itsellenikin on käynyt niin.  Lähikokouksessa on huomattavasti parempi paikata tilanne. ”Nuuskimisvaiheessa” oppii aika nopeasti, keiltä saa apua, jos omassa esityksessä on aukkoja. Samoin näkee, ketkä vaativat lisäperusteluja. Etäkokouksesta tämä vaihe puuttuu.

  • etukäteisvalmistautuminen
    • esityslista, jossa tilaisuuden tavoite kerrotaan ja ketä on kutsuttu, aihetta avataan enemmän kuin otsikon verran. Etukäteen voi esittää myös toivomuksen, että kaikki pitävät kamerat auki ainakin aluksi. Koulutukseksi naamioidut myyntitilaisuudet ovat ok, jos ne valmistellaan hyvin.
    • laitteiden toimivuus ja tilojen valitseminen, jos kutsujat ovat toimistolla.
    • puhujien briiffaaminen: mitä heiltä odotetaan

 

  • puheenjohtajan rooli
    • sopii, miten edetään, kun kaikki ovat paikalla, miten pyydetään puheenvuoroa, muistutetaan aikataulusta, jonka mukaan edetään.
    • hän auttaa aluksi osanottajia tutustumaan toisiinsa. Tehokkuuden nimissä erityisesti etäkokoukset halutaan lyhyiksi, koska niitä on paljon. Väitän, että vaikka teknologia auttaa korvaamaan lähitapaamisia, ihmisen mieli vaatii myös totuttelua. Tämä koskee myös kaikkea etätyötä.
    • hän tekee yhteenvedon kokouksesta.
    • aktiiviset osanottajat
      • etukäteismateriaaliin tutustuminen. Etäkokous vaatii mielestäni osanottajilta lähikokousta enemmän. Jos osanottajia on useita, heistä ei ehkä näy kuin nimikirjaimet – jos vain muutamia nimikirjaimia + lukumäärä muista osanottajista.
      • kameran aukipitäminen tuo lisäetua: voi hymyin ja nyökkäyksin ilmaista läsnäoloa tai kompata hyvää ehdotusta.
      • ennen kuin poistut, kiitä kokouksesta muita osanottajia.

Yhteenvetona: etäkokous vaatii valmistautumista niin puheenjohtajalta kuin osanottajiltakin. Jos siitä lipsutaan, jälki on huonoa. Kärjistäen voisi kysyä, kannattaako edes osallistua.

Kuulisin mielelläni näkemyksesi etäkokouksista.

Etäkokouksia ja paljon muuta etätyöstä opit Näin onnistut etätyössä -koulutuksestamme. Käy ainakin tutustumassa: https://www.verkkovalmentajat.fi/kauppa/luova-ratk aisu/